Планирование этапа. Задачи стадии планирования этапа

внести в рабочий и финансовый пла­ны меры по сдерживанию рисков;

·  необходимо провести совместно с заказчиком анализ планиру­емых проектных результатов, а также провести сверку плана качества работ по проекту на предмет организации приемки результатов проекта.

4.2.3 Технология работы

Контроль и отчетность. При реализации данного процесса в ходе планирования этапа акцент должен быть сделан на подтверждение бизнес-требований, на рассмотрение ожиданий, связанных с на­ступающим этапом, а также на внесение коррективов в ранее сде­ланные предположения и допущения. Команде проекта, работая в контакте с менеджером проекта со стороны заказчика, необходимо выполнить комплекс тех же задач, что и при планировании проекта, но с учетом новых наработок. Используемые в данном процессе методы - это оценка риска, переговоры и презентации. В начале каждого этапа менеджеры проекта (с обеих сторон) ана­лизируют задачи этапа и методы их решения с целью установить, насколько полно и точно они будут отражать ожидания заказчика. В этот момент заказчик имеет возможность повлиять на выбор той или иной методики, внести изменения в подход и план проекта.

На совещании по запуску этапа необходимо представить планы на этап и сверить цели проекта с представителями заказчика. Но при этом следует проявлять гибкость, учитывая, что текущий этап еще не завершен. К примеру, если возникли разногласия, каса­ющиеся приемки результатов текущего этапа, то имеет смысл не проводить совещание до тех пор, пока эти разногласия не будут урегулированы. Основная цель совещания - указать стратегиче­скую направленность предстоящего этапа. Кроме тогo, для коман­ды проекта также необходимо провести обзорную презентацию, в ходе которой персонал должен получить инструкции о том, как выполнять задачи этапа и достигать необходимых результатов. Ключевые моменты, на которые следует обратить внимание на этих презентациях:

1) обзор процессов этапа;

2) задачи и их вы­полнение;

3) методы решения задач и получения результатов;

4) способы контроля и взаимодействия;

5) важные события;

6) про­межуточные результаты;

7) изменения в графике и распределении ресурсов.

Управление работами. Как следует из таблицы 5, где представлено распределение затрат по задачам, деятельность по планированию работ является центральным звеном планирования этапа. В ходе планирования этапа подготавливается детальный рабочий план выполнения этапа (при этом не следует упускать из виду план проекта в целом). Этот рабочий план, по сути, представляет собой модификацию существующего рабочего плана и служит основой для контроля, отслеживания и подготовки отчетности о состоянии проекта. Со стороны, как заказчика, так и исполнителя должно быть четкое понимание целей и задач рабочего плана. Этот план должен отвечать требованиям к процедуре его разработки, а также соответствовать документу «Область применения проекта, его цели и подход». Очевидно, что заказчик также будет нести ответствен­ность за использование ресурсов или выполнение задач рабочего плана, поэтому одобрение рабочего плана будет означать под­тверждение со стороны заказчика готовности его выполнять.

Основными методами, используемыми при планировании этапа, являются планирование ресурсов и составление графиков.

Отметим, что следует избегать чрезмерной детализации рабочих планов. Если на корректировку и рассылку планов на данном эта­пе затрачивается более