Правила приема, обработки и распределения входящих документов, страница 2

Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые. Состав нерегистрируемых документов:

-  сообщение о заседаниях, совещаниях;

-  графики;

-  наряды;

-  сводки;

-  информационные письма;

-  учебные планы, программы;

-  рекламы;

-  приглашения;

-  поздравления;

-  прейскуранты;

-  технические условия;

-  статистические отчеты;

-  книги, журналы и каталоги;

-  корреспонденция с пометкой «лично».

Корреспонденция, полученная по факсу и электронной почте, регистрируется секретарем Генерального директора в журнале        (приложение  12), и с резолюцией Генерального директора  передается в канцелярию для передачи  исполнителям по реестру (приложение 13).

Приложение 12

(обязательное)

Форма журнала регистрации входящей корреспонденции,

полученной по факсу и электронной почте

Регистр. №, дата	Город	Предприятие	Краткое содержание документа	Кому направлен документ	Дата передачи в канцелярию
1	2	3	4	5	6

Приложение 13

(рекомендуемое)

Форма бланка реестра выдачи документов в подразделения

Реестр выдачи документов в подразделения

Дата регистрации	Номер документа	Роспись в получении документа
1	2	3

 Распределение входящих документов

Поступившие в канцелярию документы вписываются в реестры  подразделений (приложение 13) для последующей доставки по назначению.

Передачу документов на рассмотрение должностным лицам осуществляют через ответственных за делопроизводство под роспись в реестрах.

Документы, поступившие не по назначению, должны быть возвращены в канцелярию.

Должностные лица рассматривают документы, как правило, в день их поступления, в часы, определённые регламентом рабочего дня. Телеграммы и другие срочные документы следует рассматривать по мере их поступления.

Результатом рассмотрения документов является резолюция. Документы направляют по назначению согласно резолюции. В случаях, когда размножение документов не разрешено соответствующими правилами, их передают подразделениям (должностным лицам) поочерёдно в порядке, указанном в резолюции.

Обработка входящих документов в подразделениях.

Документы, поступающие в подразделения, принимают и обрабатывают ответственные за делопроизводство в подразделениях.

Документы, поступившие для ознакомления, регистрируют в журнале (приложение 13) и передают руководителю подразделения для рассмотрения.

Документы рассматривают в день поступления. Результатом рассмотрения является резолюция.

Ответственный за делопроизводство в подразделении выполняет следующие функции:

- переносит резолюцию руководителя подразделения в журнал (приложение 14) и передаёт документы согласно резолюции исполнителям;

- следит за сроками движения документов, передаваемых для ознакомления поочередно нескольким исполнителям.

После ознакомления документы подшивают в дела.

Приложение 14

(обязательное)

Форма журнала регистрации входящей документации в подразделениях

Журнал регистрации входящей документации в подразделениях

                                                                                        Левая сторона

Дата поступления и индекс документа	Дата и индекс поступившего документа	Корреспондент	Вид документа и краткое содержание

Правая  сторона

Количество листов		Резолюция или кому направлен документ	Отметка об исполнении и индекс дела, куда подшит  документ
Основного документа	Приложения