Все документы составляемые в процессе подготовки конфиденциального совещания должны иметь гриф конфиденциально, издаваться и изготавливаться в соответствии с требованиями инструкции по обработки конфиденциальной информации. Документы предназначенные для раздачи участником совещания не должны содержать конфиденциальной информации. Документы составляемые при подготовки к совещанию на котором предполагается присутствие других фирм и организаций согласовывается с руководителем службы безопасности. Отмеченные руководителем СБ недостатки должны быть исправлены ответственным организатором совещания, после этого документы утверждаются руководителем организующим совещание. Одновременно с визированием подготовленных документов руководитель СБ и ответственный организатор совещания определяют место проведения совещания, порядок допуска участников совещания, а также передачи участников совещания оформленных решений.
Конфиденциально совещание проводится в специальном помещении оборудованном средствами технической защиты информации. Доступ в такие помещения сотрудников предприятия и представителя других организаций разрешается только с ведома руководителя СБ. перед началом конфиденциального совещания начальник СБ обязан убедиться в отсутствии в том что нету никаких устройств подслушки и видеонаблюдения и в качественной работе средств технической защиты на всех каналах утечки информации. Помещение должно быть оборудовано кондиционером, так как открытых дверей и окон в ходе совещания не допускается. Окна закрываются светонепроницаемыми шторами, входная дверь оборудована сигналом оповещающем о ее не плотном закрытии. В целях звукоизоляции целесообразно иметь 2-ю дверь или зашторенной дверью звукопоглощающей тканью. В помещении для проведения конфиденциальных совещаний не должны находиться приборы, оборудование и технические средства, которые непосредственно не используются для обеспечения хода совещания. Документирование аудио и видео запись конфиденциальных совещаний ведутся только по письменному указанию директора предприятия одним из сотрудников готовивших совещание. Доступ участников на конфиденциальное совещание осуществляет ответственный организатор под контролем сотрудника СБ в соответствии с утвержденным списком и предъявляемыми участниками персональными документами. Перед началом обсуждения каждого вопроса, состав присутствующих корректируется. Нахождение на совещании лиц не имеющих отношения к обсуждаемому вопросу, не разрешается. Обычно при открытии совещания организовавшей его руководитель должен напомнить участникам о необходимости сохранения производственной и коммерческой тайны и уточнить какие конкретные сведения являются конфиденциальными на данном совещании. Участникам конфиденциального совещания независимо от занимаемой должности и статуса на совещании не разрешается вносить любую аппаратуру и пользоваться ими. Не разрешается делать выписки из документов используемых при решении вопросов на совещании и меющих гриф ограниченного доступа. Не разрешается обсуждать вопросы вынесенные на совещании в местах общего пользования. Не разрешается информировать на совещании любых лиц не связанных с проведением данного совещания в том числе сотрудником предприятия. Участники нарушевшие данные правила лишаются право дальнейшего присутствия на совещании. По окончании конфиденциального совещания сотрудник СБ осматривает помещение, запирает, опечатывает и сдает под охрану. Документы принятые на совещании оформляются, подписываются и при необходимости размножаются и передаются участникам совещания в соответствии с требованиями с конфиденциальными документами предприятия. Все документы должны иметь гриф ограничение доступа. Рассылать документы содержащие строго конфиденциальную информацию не разрешается.
Таким образом подготовка и проведение совещание договоров ряда обязательных процедур необходимых для правильной организации работы организаторов и участников этих мероприятий. При не соблюдении этих требований возникает серьезная опасность утечки сведений и секретов предприятий.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.