Создание автоматизированной системы управления организацией, страница 3

Кадровый департамент

Занимается всеми вопросами, связанными с подбором сотрудников в компанию.

Строительный департамент

Исполняет поручения членов директорского департамента по вопросам выполнения договоров с клиентами, а именно предоставление строительных услуг.

Аналитический департамент

Занимается всевозможной аналитикой(прогнозирование и предоставление планов развития).

Департамент по проектам

Предоставление новых каталогов дизайнерских проектов(ландшафты и декорации).

Д1 - Запросы о работе департамента.

Д2 - Отчеты результатов проверок.

Д3 - Отчеты планов развития.

Д4 - Запросы о выполнении договоров.

Д5 - Приказы и результаты проверок.

Рис. 4 Структурно-информационная временная схема.

1. Отчеты о работе департамента (бумажный вид).

2. Запросы результатов проверок (электронный вид).

3. Запросы планов развития (электронный вид).

4. Отчеты о выполнении договоров (бумажный вид).

5. Приказы (бумажный вид).

6. Результаты проверок (бумажный вид)

7. Поручения (устно).

Выводы:

1.Анализируя схему приведенную выше, приходим к выводу, что необходимо осуществить распределение наиболее востребованных документов через финансовый департамент, для упрощения документооборота.

2.Документооборот должен быть максимально оперативным.

3.Необходима слаженная работа всех отделов, т.к. сбои в работе на определенном этапе разработки документов, может привести к большим денежным потерям компании.

4.Для всех документов должна создаваться резервная копия.

Выбор первоочередных объектов автоматизации

  Предлагается автоматизировать:

-Финансовый департамент.

    Финансовый департамент является перегруженным вследствие чего подвергся реорганизации. На финансовый департамент возлагаются задачи в составлении отчетности в налоговые органы, регистрации совершаемых сделок, а также контроль перевода и перераспределения денежных средств и экономическим развитием.

   Ситуация на рынке очень динамична, и департаменту необходимо перераспределить обязанности путем разбиения его на департаменты: бухгалтерский(непосредственно бухгалтерия и налогообложение) и экономический(экономическое развитие компании).

В процессе структурного, функционального и информационного анализа 

работы организации были  вынесены конкретные требования и рекомендации по совершенствованию деятельности компании.

  Далее привожу некоторые выявленные недостатки и рекомендации по улучшению работы всей компании в целом.

Недостатки:

1. Затруднено управление департаментами.

2. Некоторые департаменты будут информационно перегружены.

3. Не обеспечивается должная оперативность работы департаментов.

4.Отсутствует слаженность работы отделов друг с другом.

Рекомендации:

1.Добавить звено управления. В данную структуру необходимо добавить новый “Финансовый департамент”. В департамент будут входить начальники всех отделов. Это увеличит управляемость департаментов.

2.Необходимо осуществить снятие большинства задач прежнего департамента “Финансовый департамент” c последующим перераспределением задач и оставить его как контролирующий орган.

3.Создание автоматизированной системы управления наиболее важными и загруженными отделами, а потом и всей организации.

4.Осуществлять постоянный контроль и совершенствование автоматизированной системы.