Электронное кадровое делопроизводство. Изучение элементов делопроизводственного обеспечения систем управления персоналом, страница 2

Руководству предприятия могут быть нужны от отдела кадров отчеты произвольной структуры для принятия управленческих решений. Условно к отчетам для руководства можно отнести:

-  индивидуальные сведения о сотруднике;

-  списки различных категорий сотрудников;

-  события (приемы, увольнения, перемещения, больничные и др.);

-  анализ текучести кадров и кадрового состава;

-  штатное расписание и др.

Также отдел кадров осуществляет передачу различных документов в Пенсионный фонд, центр занятости, органы государственной статистики. Для этого используются утвержденные типовые для всей страны формы отчетов.

3.2.3 Рассмотрим особенности ведения электронного кадрового делопроизводства в программном комплексе PersonPro2.0.

Задача кадрового делопроизводства в PersonPro2.0 связана с модулями «Приказы», «Расчет стажа» и подсистемой «Отчеты».

Изменение категории и статуса персонала (прием, перемещение и увольнение, изменение оклада и т.п.) может проводиться только на основании приказа. Издание и проведение приказов проводится посредством модуля «Приказы», который позволяет сформировать персональные, групповые приказы и приказы по организации. Персональные приказы (только для одного сотрудника) могут создаваться также на панели «Приказы» в «Карточке сотрудника».

PersonPro 2.0 позволяет создавать, вести учет и проводить обработку различных типов приказов, которые представлены в дереве типов приказов. Это дерево имеет три уровня иерархии узлов:

-  категории (персональные, групповые и приказы по организации);

-  группы (в категории персональные: отпуска, командировки; приемы, переводы, увольнения; другие);

-  типы приказов.

Любой приказ проходит две фазы – издание и проведение. На фазе издания происходит формирование содержания, печать, согласование и подписание соответствующим должностным лицом. После подписания приказа руководителем проводится его проведение, то есть занесение или изменение в базе данных соответствующей информации согласно типу приказа.

Все люди, связанные с организацией, разделены в PersonPro2.0 на три категории: кандидаты; сотрудники, которые работают; уволенные.

При первом контакте потенциальный работник регистрируется как кандидат.

В случае его принятия на работу путем издания и проведения соответствующего приказа, он переходит в категорию работающих сотрудников.

При увольнении сотрудника, опять-таки по приказу, он переходит в категорию уволенных сотрудников. Предусмотренная возможность включения уволенного сотрудника в категорию кандидатов.

Для кандидатов используется два типа приказов – прием на работу и назначение на должность (для руководящего состава). Для работающих сотрудников система позволяет готовить произвольные кадровые приказы (перевод на постоянную или временную должность, увольнение, изменение оклада, персональных надбавок, предоставления отпусков и направления в командировку и т.п.).

Групповой приказ – это совокупность нескольких, в общем случае, разнородных персональных приказов, соединенных одним документом и датой издания. Персональные приказы, которые входят в групповые, не отображаются в списке персональных приказов в «Каталоге приказов», но в списке приказов по каждому сотруднику и карьере они присутствуют.

Типы приказов могут добавляться и самим пользователем программы.

При проведении приказов в «Карточку сотрудника» в его карьеру автоматически заносится информация о перемещениях сотрудника и других изменениях его состояния.

Для генерации текста приказа и его печати используется встроенный в Windows текстовый редактор WordPad.