В большинстве случаев предварительно требуется найти в конкретной записи определенное значение поля. Поиск заданного значения поля осуществляется с помощью команды Правка®Найти… Эта команда открывает диалоговое окно Поиск и замена, что позволяет при необходимости заменить найденное значение на новое.
1. В таблице Студ2 выделите поле ФИО и щелкните на кнопке Найти, которая находится на вкладке Главная в разделе Найти.
2. В диалоговом окне Поиск и замена откройте вкладку Поиск и в текстовом поле Образец: введите значение поля ФИО, которое надо найти. В раскрывающихся списках выберите опции:
Поиск в: ФИО
Совпадение: Поля целиком
Просмотр: Все
Щелкните на кнопке Найти далее.
3. Откройте вкладку Замена и в текстовое поле Заменить на: введите значение, которым хотите заменить существующее. Щелкните на кнопке Заменить все. Закройте диалоговое окно.
Сортировка и фильтрация записей
Сортировка позволяет изменить порядок записей в соответствии со значением поля, по которому производится упорядочивание. Если поле имеет числовой тип данных, то записи упорядочиваются в порядке возрастания или убывания значений поля, если текстовый тип – в алфавитном порядке. Возможна сортировка по нескольким полям.
Фильтр – это заданный набор условий. Фильтрация позволяет выбрать для просмотра и корректировки данных только те записи, которые удовлетворяют заданным условиям.
1. Отсортируйте записи по значению поля ФИО в алфавитном порядке. Для этого поместите курсор в столбец этого поля на любом уровне записи и щелкните на кнопке По возрастанию, которая находится на вкладке Главная в разделе Сортировка и фильтр. Отмените сортировку, щелкнув на кнопке Очистить все сортировки, которая находится на вкладке Главная в разделе Сортировка и фильтр.
2. Отсортируйте записи в порядке убывания значения поля СреднийБалл. Для этого выделите столбец и из контекстного меню выберите команду Сортировка от максимального к минимальному. Отмените сортировку, щелкнув на кнопке Очистить все сортировки, которая находится на вкладке Главная в разделе Сортировка и фильтр.
3. Отсортируйте записи таблицы по двум полям. В качестве первого поля сортировки выберите Пол, в качестве второго – поле ФИО. Для сортировки по нескольким полям используется команда Расширенный фильтр, которая выбирается из списка раскрывающейся кнопки Дополнительно, находящейся на вкладке Главная в разделе Сортировка и фильтр. При выполнении этой команды появляется окно Конструкторафильтра, содержащее список полей таблицы и бланк конструктора. Из списка раскрывающейся кнопки Дополнительно, находящейся на вкладке Главная в разделе Сортировка и фильтр, выберите команду Очистить бланк. В бланке в строке Поле: выберите из списка имена полей в соответствии с заданным порядком сортировки, а в строке Сортировка: выберите для каждого поля опцию по возрастанию. Выполните команду Применить фильтр, щелкнув на соответствующей кнопке, располженной на вкладке Главная в разделе Сортировка и фильтр, и просмотрите результаты. Отмените сортировку.
Примечание. Команды Очистить бланк и Применить фильтр можно выбрать из контекстного меню, щелкнув правой кнопкой мыши на свободном месте в верхней части окна Конструкторафильтра.
4. Выведите на экран сведения о студентах одной группы. Для этого в поле Группа выделите значение, соответствующее выбранной группе, и щелкните на кнопке Выделение, которая находится на вкладке Главная в разделе Сортировка и фильтр. Из раскрывающегося списка выберите опцию Равно “…”.
5. К отфильтрованным записям добавьте еще одно условие отбора. Выделите в одной из записей в поле ДатаРождения только значение года рождения, щелкните правой кнопкой мыши и выберите опцию Оканчивается на … .
6. Отмените действие фильтра, выполнив команду Очистить все фильтры, которая выбирается из списка раскрывающейся кнопки Дополнительно, находящейся на вкладке Главная в разделе Сортировка и фильтр.
7. Выделите сведения о мужчинах, которым исполнилось 18 лет. Для этого воспользуйтесь командой Расширенный фильтр. Удалите все поля из бланка конструктора, выполнив команду Очистить бланк. В верхней части окна в таблице Студ2 выделите поле Пол, затем нажмите клавишу <Shift> и выделите второе поле ДатаРождения. Теперь перетащите оба выделенных поля в бланк конструктора на строку Поле:. В строке Условие отбора: для поля Пол задайте значение М, а для поля ДатаРождения –маску вида *.*.<год рождения>. Выполните команду Применить фильтр и просмотрите результаты. Отмените действие фильтра.
Контрольные вопросы
1. Что называется макетом таблицы?
2. Что понимают под форматированием таблицы? Перечислите возможные в Access операции форматирования данных в таблице.
3. Поясните операцию поиска/замены данных в таблице.
4. Что такое сортировка данных в таблице? Что является результатом сортировки таблицы по двум и более полям?
5. С какой целью применяется фильтрация данных? Какие виды фильтров существуют в Access?
6. В каком случае наиболее эффективным фильтром является Фильтр по выделенному?
7. Опишите технологию создания и применения Расширенного фильтра.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.