Ознакомление с возможностями приложения Microsoft Query. Создание сводных таблиц в табличном процессоре Microsoft Excel, страница 2

Ø  Страница – цех

Ø  Столбец – год

Ø  Строка – наименование

Ø  Функция – среднее (износ)

·  Сгруппировать «дата постановки на учёт» по годам.

·  Сформировать заголовок полученной сводной таблицы.

Заголовки столбцов и строк первоначальной и сводной таблиц должны быть русскими, то есть необходимо изменить английские названия.

3  АЛГОРИТМ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧИ

3.1  Работа в MS-Query

Работа в Query заключается в открытие, соединение и  обработке по заданию  двух баз данных в формате dbf.

Ход работы.

1.  Открыть Excel.

2.  Выбрать в меню Данные -  Создать запрос

3.  В открывшемся диалоговом окне выбираем источник получения данных -  Файлы dBase

4.  Query открывает диалоговое окно, в котором выбираем файлы, сначала файл sl1.dbf , затем, используя  Добавить – файл sl2.dbf

5.  Получим окно, в котором расположены имена полей, которые есть в базе данных.

6.  Устанавливаем связи между одинаковыми полями: выделяю курсором мыши необходимое поле первого списка, не отпуская кнопку, перетаскиваю на идентичное поле второго списка, появится черта, которая будет означать связь по данным полям. В данном случае необходимо установить по полям INV и CEH

7.  Дважды щелкнув по каждому имени поля, получаем в нижней части окна таблицу с данными

8.  Обработка по условиям задачи:

Выберем Критерии - Добавить критерии. Определяем критерии по полю CEH. В поле “ПОЛЕ” выбираем sl1.ceh, в поле “ОПЕРАТОР” – равно. Значения полей и операторов выбираются из открывающихся списков. В поле “ЗНАЧЕНИЕ” записываем необходимые номер структурного подразделения.  Когда определяем критерии по цехам, активизируем опцию “ИЛИ”. Затем определяем критерии по полю DDAT. В поле “ПОЛЕ” выбираем sl1.ddat, в поле “ОПЕРАТОР” – между. В поле “ЗНАЧЕНИЕ”- 1980-01-01;1990-01-01. В результате выборки получили таблицу.

9.  Полученные данные необходимо отсортировать по полю INV по возрастанию. Для этого выбираем «Записи – Сортировать».

10.  Полученную информацию возвращаем в Excel: Файл -  Вернуть данные в Excel.

3.2  Работа в Excel.

Работа в Excel  заключается в организации полученных из Query данных в соответствии с заданием. Для создания сводной таблицы используем Мастер сводных таблиц.

Ход работы:

1.  Перевести заголовки столбцов таблицы на русский язык.

2.  Выбираем в меню Данные - Сводная таблица.

Мастер сводных таблиц:

Нa первом шаге выберем источник данных. В нашем случае – «В списке или базе данных MS Excel »

На втором шаге задаем интервал данных.

Затем открывается диалоговое окно, в котором формируется сводная таблица.

Мышью перемещаем заголовки полей, следуя заданию:

Цех – в область Страница.

Дата постановки на учёт – в область Столбец.

Наименование – в область Строка.

Износ – в область Данные.

3.  Так как по заданию нам необходимо получить в поле Столбец Годы, то для этого выполняем следующие операции: в полученной таблице поставим курсор в ячейку Дата. Выбираем в меню Данные -  Группа и структура, откроется окно “Группировка”. Группируем поле Дата постановки на учёт по годам. После этого переименовываем столбец  Дата на «Год».  

4.  Нажимаем два раза на кнопку в области  Данные и выбираем функцию «Среднее».

5.  Нажимаем ОК. Необходимая таблица получена.

После выполнения всех вышеописанных операций создается сводная таблица “Средний физический износ основных фондов предприятия  в цехах 10601, 13002 и 12301, поставленных на учет  в период с 1 января 1980 года по 1 января 1990 года”, содержащая итоговые данные: по годам, по наименованию, всего.

Полученная сводная таблица позволяет нам организовать просмотр данных по каждому выбранному подразделению и по всем подразделениям одновременно.

4  РЕЗУЛЬТАТЫ.

В процессе выполнения этой курсовой работы я ознакомился с возможностями приложения Microsoft Query, получил некоторые навыки создания сводных таблиц в табличном процессоре Microsoft Excel, а также закрепил ранее полученные знания и навыки по работе в текстовом редакторе Microsoft Word, и табличном процессоре Microsoft Excel.

При импорте данных(Query) была получена промежуточная таблица. А на основе промежуточной таблицы при помощи сводной таблицы в Excel была получена, итоговая таблица: “Средний физический износ основных фондов предприятия  в цехах 10601, 13002 и 12301, поставленных на учет  в период с 1 января 1980 года по 1 января 1990 года”

Список используемых литературных источников.