Проектирование системы управления

16. Проектирование системы управления

Сущ-ть проектирования заключается в создании совокупности проектов и эксплуатационных документов. Итогом этой работы явл. комплект текстовых документов, в кот. фиксируются основные решения по структуре системы планирования. В состав структуры системы планирования входят: процессы бюджетного управления:

·  согласование;

·  составление;

·  корректировка;

·  контороль исполнения планов.

А т-же состав объектов управления:

·  персонал;

·  горизонт и период планирования;

·  администрирование бюджетов.

В эксплуатационных положениях и инструкциях отраж-ся технологическая последовательность, методика и порядок выполнения плановых действий. Процесс проектирования разбивается на 3 этапа:

1.  проектное задание;

2.  проект;

3.  его внедрение.

1) В проектном задании формулируется концепция системы планового управления и требования к нему, выполняется исследование осн. функций п/п:

ü маркетинг;

ü производство;

ü сбыт;

ü научно-исследовательская работа и др.

Далее устан-ся укрупнённый состав планов и отчётов, кот. будут составляться после внедрения системы. На этом же этапе разраб-ся финансовая структура, т.е. выделяются центры финансовой ответственности, центры фин. учёта, места возникновения затрат для кот. разраб-ся планы, уточняется состав подразделений и органов управления, кот. принимают участие в этой системе. Итогом этой работы явл. пояснительная записка и проектное задание.

Пояснительная записка – содержит аналитический материал и перечень требований к системе управления планами.

Проектное задание – в нём отражается функциональная структура системы планирования и решения по кадровому информационному и техническому обеспечению системы.

2) На этапе разработки выполняется разработка, экспертиза и согласование всего комплекта документации, относящейся к системе планирования. На этом же этапе выбираются методы составления и анализа планов, проведение план-фактного контроля, анализа и составления отчётов об исполнении планов. После выбора методики планирования составляется регламент всех процедур, совершаемых с планами. Результатом этой работы явл. положение о бюджетировании, должностные инструкции, положения о подразделениях и технологические инструкции.

3) На этапе внедрения осущ-ся подготовка к применению системы планирования и испытание разработанных проектных решений. Для подготовки составляется план мероприятий, кот. должен содержать планы и графики проведения учётных мероприятий и тренинга персонала с помощью разработанных методических материалов. Отдельный раздел плана – инструктивное обеспечение. В него включены:

• классификаторы;
• словари;
• должностные инструкции;
• положения о подразделениях;
• перечень ответственных лиц с закреплением за ними каждого участка работы.

В этом же разделе отраж-ся вся внешняя нормативная информация; материалы ведомств в форме приказов, постановлений; постановления правительственных органов; указы президента.

Программа испытаний системы планирования вкл.:

• перечень внедряемых решений;
• методику и сроки испытания;
• правила оформления результатов испытания.

Испытанию подвергается:

ü совокупность всех предлагаемых планов;

ü  состав показателей, утверждаемых в плане;

ü состав отчётов;

ü схемы анализа планов и отчётов;

ü решения о кадровом инструктивном, информационном и технологическом обеспечении, а т-же мерах материального и морального стимулирования.

По завершению испытаний составл-ся отчёт о результатах испытаний, утверждённый директором. В результате испытаний разработанные проектные решения могут корректироваться с указанием сроков поправки и ответственных за это лиц.

Постановка системы планирования имеет множество проблем:

ü процесс планирования может затягиваться на достаточно длительный период;

ü система плановых и отчётных документов по своим формам и требованиям, предъявляемым к ней м.б. несопоставимы;

ü  иногда отсутствует система согласования плановых документов, кот. имеют достаточно длителиный срок их прохождения между верхними и нижними уровнями управления;

ü на начальном этапе внедрения системы планирования, плановые и фактические данные могут существенно различаться, что объясняется оторванностью планов от деят-ти п/п. Но этот недостаток со временем устраняется, если соблюдается порядок корректировки и персмотра планов по итогам их фактического исполнения.