Устранение дефектов учета оперативных данных. Регистрация и хранение информации о выданных счетах-фактурах, страница 5

Состояние системы

Пояснения

Ответные действия

Примечания

На экране главная форма программы 1С: Предприятие

Система ожидает управляющих воздействий.

В меню «Операции» выберите пункт «Журнал документов…»

На экране диалоговое окно «выбор журнала»

Система ожидает выбора типа документа

В списке типов документов выберите пункт «Счета-фактуры выданные» и нажмите кнопку «ОК»

На экране окно «Счета-фактуры выданные»

Система ожидает редактирования списка счетов-фактур

Выберите строку, соответствующую счету-фактуре, который необходимо удалить, и пометьте выбранный счет-фактуру на удаление. Для этого в меню «Действия» выберите пункт «Пометить на удаление» или нажмите кнопку Del. Повторите действия для каждого счета-фактуры, который необходимо удалить.

На экране окно «Счета-фактуры выданные» и предупреждение «Объект будет помечен на удаление»

Система ожидает подтверждения пометки на удаление.

В диалоговом окне нажмите кнопку «ОК» или нажмите клавишу Enter.

На экране главная форма программы 1С: Предприятие и прочие подчиненные формы программы.

Система ожидает управляющих воздействий.

Закройте все ранее открытые окна программы кроме главного окно. Для этого в меню «Окна» выберите пункт «Закрыть все»

На экране главная формы программы, ни одной

Продолжение таблицы 4

 
подчиненной формы не открыто.

Система ожидает управляющих воздействий.

В меню «Операции» выберите пункт «Удаление помеченных объектов»

На экране предупреждение «Подготовка к удалению может занять длительное время. Продолжить?»

Система ожидает подтверждения действий пользователя

В диалоговом окне нажмите кнопку «ОК» или нажмите клавишу Enter.

На экране окно «Удаление помеченных объектов» со списком счетов-фактур, помеченных на удаление.

Система ожидает управляющих воздействий

Необходимо нажать кнопку «Контроль»

На экране окно «Удаление помеченных объектов» со списком счетов-фактур, помеченных на удаление и списком подчиненных им документов

Система ожидает управляющих воздействий

Необходимо нажать кнопку «Удалить»

В случае, если на основании выбранных  счетов-фактур были введены другие документы, их удаление невозможно. Необходимо удалить сначала подчиненные документы

На экране диалоговое окно с сообщением «Все выбранные объекты будут удалены. Продолжить?»

Система ожидает подтверждения действий пользователя

В диалоговом окне нажмите кнопку «ОК» или нажмите клавишу Enter.


4. Рекомендации по предотвращению дефекта

При вводе информации о новом выданном счете-фактуре, необходимо убедиться, что аналогичный счет-фактура не был введен ранее. Для этого перед проведением документа нужно нажать на кнопку «Действия» на форме ввода счетов-фактур и в появившемся списке выбрать пункт «Структура подчиненности». Появившаяся экранная форма (представленная на рисунке 4) позволяет легко определить, существуют ли счета-фактуры, выписанные на основании того же документа, что и создаваемый счет-фактура.


5. Ожидаемый эффект от внедрения предложенной методики

При использовании рекомендаций, предложенных в разделе 4, вероятность ошибочного ввода счета-фактуры значительно снижается. Типовой технологический процесс поиска и удаления ошибочно введенных счетов-фактур позволяет проанализировать значительные объемы данных за сравнительно короткий промежуток времени. Тестовые замеры показали, что при объеме журнала учета выданных счетов-фактур, равном 10000 записей (при этом 100 счетов-фактур введено ошибочно), время выполнения технологического процесса по обнаружению и устранению ошибок не превосходит одного часа. Таким образом, можно утверждать, что убытки предприятия от ошибочно введенных счетов-фактур не превосходят затрат на внедрение и реализацию предложенного типового технологического процесса поиска и устранения ошибок, а следовательно использование предложенной методики целесообразно для тех предприятий, где существует рассмотренная проблема.


Заключение

В данной работе на примере автоматизированной бухгалтерской системы «1С: Предприятие 7.7» рассмотрен дефект учета оперативных данных, заключающийся в ошибочном вводе нескольких выданных счетов-фактур на основании одного и того же документа. В результате выполнения работы был разработан типовой технологический процесс поиска и устранения рассмотренного дефекта. Предложены подробные операционные диаграммы выполнения наиболее ответственных операций процесса. Был разработан программный модуль в редакторе электронных таблиц Microsoft Excel 2000, что позволяет в значительной мере автоматизировать наиболее трудоемкую операцию предложенного технологического процесса, состоящую в поиске записей-дубликатов в журнале учета выданных счетов-фактур. Разработаны рекомендации по предотвращению возникновения указанного дефекта.

Предложенный в работе типовой технологический процесс поиска и устранения дефекта характеризуется высокой степенью автоматизации многих операций, а следовательно сравнительно низкой трудоемкостью. Эффективность предложенной методики поиска и устранения дефекта можно оценить как высокую, что позволяет рекомендовать разработанный типовой технологический процесс к внедрению на торговых предприятиях.