В MS Access 2007 отчет может содержать следующие разделы:
§ Заголовок отчета, в который включается название отчета, дата, эмблема компании и т.п.
§ Верхний колонтитул - информация, выводимая вверху каждой страницы отчета.
§ Заголовок группы – печатается перед каждой новой группой записей.
§ Область данных – базовая часть отчета, в которой размещаются элементы управления с информацией из записей источника данных.
§ Примечание группы – выводится в конце каждой группы записей для сводной информации по группе.
§ Нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы, например, номер страницы отчета.
§ Примечание отчета – используется для вывода сводной информации и итогов по всему отчету.
Для создания отчетов в MS Access 2007 можно использовать следующие средства:
§ Отчет, который позволяет построить простой отчет по данным таблицы или запроса;
§ Пустой отчет, с помощью которого можно создать пустой отчет в режиме макета, добавить в него поля из источника записей, а также ввести группировку и/или сортировку;
§ Мастер отчетов, предназначенный для построения отчетов в режиме ответов на вопросы Мастера, созданный отчет может быть доработан в Конструкторе;
§ Конструктор отчетов, с использованием которого можно доработать (отредактировать) уже имеющийся отчет или создать новый с широкими возможностями размещения и форматирования полей, группировки и сортировки данных, а также встраивания диаграмм, рисунков, пиктограмм и т.п.
Значения, размещенные в полосе Колонтитул, будут повторяться на каждой странице отчета, в полосе Область данных – в каждой записи, в полосе Заголовка (Примечания) группы выводятся данные для отдельной группы.
Специальный тип отчета – Наклейки. Он предназначен для распечатки этикеток к товарам, адресов контактных лиц из базы данных и т.п. Для создания такого отчета следует выбрать таблицу или запрос и затем команду Наклейки на вкладке Создание. Запустится специальный мастер создания наклеек.
Созданные отчеты отображаются в категории Отчеты области переходов окна Access 2007.
Для работы с отчетом могут использоваться четыре режима:
· представление отчета – для просмотра данных отчета;
· предварительный просмотр – то же самое, что и предыдущий вариант, но с разбиением отчета на страницы и отображением колонтитулов;
· режим макета – в этом режиме доступны три вкладки для форматирования отчета: Формат, Упорядочить, Параметры страницы;
· режим Конструктора – предоставляет наибольшие возможности для создания, редактирования и форматирования отчета.
Выбор режима отчета может выполняться с помощью контекстного меню (правая кнопка мыши). Для группировки и сортировки данных в режиме макета можно воспользоваться командой Группировка из группы Группировка и итоги вкладки Конструктор. При этом указываются поля, по которым группируются данные, и правила сортировки для того или иного поля. Команда Итоги используется для размещения итоговых данных в примечании отчета. Для отображения заголовков и примечаний групп служат свойства Заголовок группы и Примечание группы окна Свойств отчета.
Создание отчета начинается с выбора способа (средства) создания отчета на вкладке Создание. При использовании Конструктора отчетов на экране появляется окно конструктора с разделами Верхний колонтитул, Область данных и Нижний колонтитул. При необходимости можно добавить другие разделы, например, с помощью контекстного меню отчета. Поля в этом режиме добавляются в отчет с помощью команды Добавить поля. Команда отображает список полей таблиц, которые могут включаться в отчет.
На рис.2.1 Приложения 2 показан вид окна Конструктора при создании отчета «Заказы фирмы» по данным таблиц «Заказы» и «Заказано» (поля: код заказа, название, код заказчика, тип микросхемы, количество, цена, дата заказа). В отчете кроме вывода значений полей предполагается группировка по полю «название заказчика», подведение промежуточных итогов (подитогов) – суммы заказов каждого заказчика в денежном выражении, подсчет итогов – общей суммы заказов всех заказчиков и сортировка по дате заказа.
Для ввода областей группировки в шаблон отчета служит поле Группировка, сортировка и итоги Конструктора отчетов. После активизации следует выбрать имя поля (набора полей) для группировки.
Для введения поля таблицы / запроса или вычисляемого поля в нужную полосу отчета следует нажать кнопку Поле (TextBox) в Панели элементов Конструктора и разместить поле в нужное место. На панели инструментов Конструктора нужно активизировать кнопку Свойства, для выделенного поля в окне свойств выбрать вкладку Данные и с помощью появившейся справа крайней кнопки-многоточия вызвать окно Построителя выражений. В окне Построителя вводится нужное выражение из операторов и операндов - констант, переменных, функций и полей таблиц/запросов. Для связывания объекта с нужным полем данных достаточно в окне Построителя выбрать его имя из папки Таблицы или папки Запросы. С использованием команды Конструктор → Добавить поля можно просто перетащить необходимое поле в нужную полосу.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.