Архив на предприятии: организация хранения документов

Страницы работы

Фрагмент текста работы

Коми Республикаса йöзöс велöдан министерство

«Сыктывкарса сервис да связь колледж»

уджсикасӧ велӧдан канму учреждение

Министерство образования Республики Коми

государственное профессиональное образовательное учреждение

«Сыктывкарский колледж сервиса и связи»

(ГПОУ «СКСиС»)

Специальность 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

ПМ 02. 

Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации

КУРСОВАЯ РАБОТА

Студента группы Д-2-17

на тему «Архив на предприятии: организация хранения документов»

Руководитель

г. Сыктывкар, 2015


СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

3. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ

4.1 Помещение архива

4.2 Оснащение архивохранилища

4.3 Экспертиза пригодности помещения для размещения в нем архива

4.4  Передача дел в архив организации и использование документов

5. КОНТРОЛЬ РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ

6. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ПРИЛОЖЕНИЯ


ВВЕДЕНИЕ

Архив – это необходимость. Требованиями главного архивного закона (см. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» с изменениями от 4 октября 2014 года), который носит межотраслевой характер, повязаны все организации независимо от формы собственности. И поскольку ни одно юридически значимое действие не происходит без создания документов (включая электронные), под действие закона попадают все.

В отличие от государственных органов и органов местного самоуправления, где создание и поддержание архивного отдела является обязательным, архивный закон закрепляет за коммерческими организациями право выбора. Быть или не быть архиву решает руководство компании. Однако вместе с этим закон требует обеспечить сохранность архивных документов. На практике это означает, что архив (или архивохранилище) нужно не только иметь. Важно также знать, как им управлять на постоянной основе. Только в этом случае можно рассчитывать на то, что в будущем документы станут верным другом компании, а не ее тайным врагом.

Обязанность хранить архивные документы не только косвенно вытекает из положений архивного закона, но и прямо следует из требований отдельных нормативных актов. На уровне отраслевого законодательства (например, бухгалтерского или кадрового дела) и законов, регламентирующих коммерческую деятельность (об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью), хранение архивных документов обязательно и столь же неизбежно, как ведение бухучета или составление устава фирмы. Это относится не только к организациям, но и к гражданам, ведущим предпринимательскую деятельность (ИП).

Актуальность: изучать данную проблему необходимо для того, чтобы уметь организовывать хранение документов.

Цель курсовой работы: изучить организацию хранения архивных документов на предприятии.

Объект: организация хранения документов

Предмет: организация хранения документов на предприятии

Задачи:

1. Изучить литературу и источники

2. Изучить задачи и функции архива на предприятии

3. Рассмотреть способы организации хранения документов

4. Раскрыть особенности и правила хранения документов на предприятии

АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.[1]

Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации.

В соответствии с  Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) для архивных документов ряда федеральных органов власти и иных организаций на основании соглашений, заключаемых указанными органами с Федеральной архивной службой, устанавливаются специальные сроки и порядок временного и депозитарного хранения документов. В данном случае создаются центральные архивы организаций или отраслевые фонды на правах юридического лица, в своей деятельности они руководствуются Основными правилами работы государственных архивов.

В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящими Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими Правилами.[2]

Структурная организация работы архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства. При организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных правил. Для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации.

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.

Основу деятельности архивариуса составляют:

·  организация работы архива;

·  ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы

Похожие материалы

Информация о работе